Nagu me juba ajakirja eelmises numbris kirjutasime, on e-korteriühistus võimalik luua ühtne ja kõigile kättesaadav dokumentide arhiiv. Selles artiklis toome välja need funktsioonid, mida e-korteriühistu võib täita ja selgitame, kuidas nende funktsioonidega töötada.
E-Korteriühistus dokumentidega töötamine
E-Korteriühistu dokumentide arhiiv ei ole piiratud ei mahult ega formaadilt, võib-olla veidi oma sisult. E-Korteriühistusse laetud dokumente võib administraator grupeerida, jagada kategooriate järgi, ümber nimetada, muuta kohta – ühesõnaga, sättida oma soovi järgi. See kehtib ka menüü paneelide kohta, kus dokumendid asuvad.
E-Korteriühistu dokumentide nähtavust on samuti võimalik reguleerida. Tavaliselt saab kogu arhiivi näha ainult selle administraator. Muudel juhtudel võimaldab e-korteriühistu näha teatud dokumente: näiteks juhatuse liikmetel või revisionikomisjoni liikmetel. E-Korteiühistu annab kasutajatele täieliku vabaduse, ainuke asi, mis jääb muutumatuks – on saidi struktuur.
Arvete saatmine elektronpostiga
Veel üks E-Korteriühistu mugav võimalus on arvete saatmine elektronpostiga. See hoiab kokku palju aega ja lihtsustab tunduvalt raamatupidaja tööd igakuisel arvete välja saatmisel. Tähtis on, et administraator võib saata kirju lisatud failidega. Näiteks, saab kõigile juhatuse liikmetele saata kirju kaasnevate dokumentidega.
Tihti ei võimalda raamatupidamisprogrammid arveid elektrooniliselt saata. Selle probleemiga tuleb e-korteriühistu kergesti toime. Olenemata raamatupidamisprogrammist – e-korteriühistu saab sellega kergesti hakkama. Kasutaja soovil reguleeritakse programm tasuta ja laetakse uuendused.
Interaktiivne suhtlemine elanikega
Elanikel on mitu võimalust ühistu juhatusega suhtlemiseks. Esimene – tellida endale maja uudised ja saada korteriühistu otsused e-posti teel. Tuleb märkida, et peale uudiste saatmise on olemas blogi, kus avaldatakse kõik ühistu uudised. Seega on kõik uudised alati ühes kohas kättesaadavad.
Teine – administraator saab läbi viia uue kommentaaridega küsitluse igal aktuaalsel teemal ja selgitada välja, mida arvavad elanikud juhatuse otsustest. See on küllaltki mugav suhtlemisviis.
Kolmas – elanikud saavad foorumis ise arutleda mitmetel teemadel, esitada küsimusi ja saada juhatuselt vastuseid ja kommentaare neid huvitavatele küsimustele, mis on nähtavad kõigile süsteemi kasutajatele majas.
E-Korterisüsteem muutub pidevalt täielikumaks, s.t. tekivad uued võimalused, mis märgatavalt lihtsustavad tööd dokumentidega, arvete kättetoimetamist ja interaktiivset suhtlemist. Kindlasti ei muutu E-Korteriühistus individuaalne suhtlemine kasutajatega ja teeme kasutajatele asjaajamises rutiinsete tehniliste probleemide lahendamise lihtsamaks.
Dmitri Griškun,
info@e-korteriyhistu.ee
www.e-korteriyhistu.ee
Как работать с документами товарищества на E-Korteriühistu?
Как мы уже говорили в предыдущем номере журнала, особенность электронного товарищества состоит в возможности создания единого общедоступного архива документов. В этой статье мы рассмотрим функции, которые может выполнять E-Korteriühistu, и расскажем, как с этими функциями работать.
Работа с документами на E-Korteriühistu
Архив документов на E-Korteriühistu не ограничен ни по размеру, ни по формату – разве что по содержанию. Загруженные на E-Korteriühistu документы администратор может группировать, разбивать по категориям, переименовывать, менять местами – одним словом, настраивать так, как ему удобно. Это относится и к панелям меню, в которых эти документы находятся.
Видимость документов электронного товарищества тоже можно настраивать. Обычно весь архив доступен только его администратору. В других случаях E-Korteriühistu позволяет вести отдельную документацию: например, для членов правления или для ревизионной комиссии. E-Korteriühistu в своих настройках дает пользователю полную свободу; единственное, что остается неизменным, это структура сайта.
Рассылка счетов по электронной почте
Еще одна удобная функция E-Korteriühistu – рассылка счетов по электронной почте. Это серьезно сэкономит время и значительно упростит работу бухгалтера при ежемесячной отправке счетов. Важно отметить, что администратор может осуществлять рассылку писем с приложенными файлами. Например, можно разослать всем членам правления письма с сопровождающими документами.
Часто бухгалтерские программы не имеют возможности рассылки счетов. В таком случае E-Korteriühistu легко справится с этой задачей. Вне зависимости от того, какое бухгалтерское программное обеспечение у Вас установлено, E-Korteriühistu легко под нее подстраивается. При желании пользователя производится бесплатная настройка программы и загружаются обновления, что, согласитесь, тоже приятно.
Интерактивное общение с жильцами
Для жильцов дома существует несколько способов общения с правлением квартирного товарищества.
Первый способ – подписаться на новости дома и получать решения квартирного товарищества на адрес своей электронной почты. Стоит добавить, что кроме новостной рассылки существует блог, где публикуются все новости квартирного товарищества, так что все новости всегда будут доступны в одном месте.
Способ второй. Администратор может создать новый опрос с комментариями на любую актуальную тему, и выяснить, как жильцы относятся к тем или иным решениям правления. Это довольно востребованный способ общения.
И, наконец, способ третий. Жильцы могут сами поднять тему на форуме, задать интересующие их вопросы и получить от правления ответы и комментарии – видимые всем пользователям системы в доме.
Система E-Korteriühistu постоянно совершенствуется, а значит, появляются новые возможности, которые существенно упрощают работу с документами, передачу счетов и интерактивное общение. Что в E-Korteriühistu всегда остается неизменным, так это индивидуальный подход к своим пользователям и стремление упростить для них решение рутинных технических вопросов делопроизводства.
Дмитрий Гришкун,
info@e-korteriyhistu.ee
www.e-korteriyhistu.ee