Koosoleku protokoll: mis see on, milleks seda vaja on ja kuidas õigesti vormistada « Korteriühistute ajakiri Meie Haldur

Koosoleku protokoll: mis see on, milleks seda vaja on ja kuidas õigesti vormistada

Koosolekud on läbi. Aeg on kokkuvõtteid teha. Vähemalt kahe nädala jooksul tuleb vormistada koosoleku protokoll ja see korteriomanikele esitada. Kõige parem on saata see e-posti teel või panna postkasti. Kui protokoll pannakse ainult teadetetahvlile, peab korteriomanikel olema võimalus nõuda ühel või teisel viisil selle koopiat.

Kui korteriühistu üldkoosolekul muudeti tariife, tuleb protokoll viivitamatult raamatupidajale edastada, et korteriomanikud saaksid järjekordsed kommunaalarved kätte vastavate muudatustega. Protokolli vormistamisega ei maksa venitada: üldiselt kirjutab protokollija protokolli käsitsi ja alles pärast trükib selle ära. Mida hiljem protokoll vormistatakse, seda suurem on ebatäpsuste tekkimise oht. Hea on, kui ühistus on inimene, keda ühistuliikmed usaldavad ja kes ei kirjuta protokolli esimest korda.

Ärge unustage protokollile lisada kõiki vajalikke materjale: arved, plaanid, avaldused, üldiselt kõik, mis koosolekul on läbi vaadatud. Protokolli tekstis võivad lühidalt kajastuda tähtsad ja konkreetsed arvud, näiteks uued tariifid või aasta-aruande põhiandmed. Seda on vaja kas või selleks, et paljud ei suuda kõiki materjale kätte saada ja läbi töötada. Kui protokolli tekst sisaldab ainult viiteid lisadele, on see raskesti mõistetav, kuigi formaalselt õige.

Kuigi uues korteriomandi- ja korteriühistuseaduses räägitakse sellest, et kvoorumi puudumisel on uus koosolek (korduskoosolek) õiguspädev sõltumata osalejate arvust, on enamikus ühistutes, nagu eelmistel aastatelgi, aktiivsus väga madal. Seega langetab otsuse tariifide, remondi, palkade ja muude kulude kohta ühistuliikmete vähemus.

Teadmatusest, mis majas toimub, tekivad küsimused: kuidas kulutatakse ühistu vahendeid, kes on juhatuse liige ja üldse – millega nad seal tegelevad? Just seetõttu on ühistu huvides jälgida, et koosoleku protokoll oleks kõikidele liikmetele kättesaadav ja vormistatud korrektselt!

Протокол собрания: что такое, зачем нужен и как его оформить

Закончились собрания. Пора подводить итоги. Как минимум – в течении двух недель оформить протокол собраний и предоставить его собственникам квартир. Лучше всего послать его по электронной почте или положить в почтовый ящик. Если же протокол будет вывешен только на доску объявлений, то у собственников должна быть возможность по требованию получить его копию в том или ином виде.
Если на общем собрании квартирного товарищества были изменены тарифы, то передать протокол бухгалтеру надо незамедлительно, чтобы очередные коммунальные счета собственники получили уже с соответствующими изменениями. Не стоит тянуть с оформлением протокола: как правило, на собрании протоколист пишет протокол от руки, и уже потом его печатает. Чем позже оформляется протокол, тем больше вероятность допустить неточности. Лучше, если в товариществе есть человек, которому доверяют члены товарищества и он ведет протоколы не в первый раз.

Не забудьте приложить к протоколу собрания все необходимые приложения: отчеты, планы, заявления, в общем, все материалы, которые рассматривались на собрании. Коротко в тексте протокола могут быть приведены важные и конкретные цифры, например, принимаемые тарифы или основные данные из годового отчета. Это нужно хотя бы потому, что не все смогут добраться и осилить все материалы приложений. Если текст протокола будет содержать только ссылки на приложения, он будет труднодоступен для понимания, хотя и будет формально правильным.

Несмотря на то, что в новом законе о квартирной собственности и квартирном товариществе говорится о том, что при отсутствии кворума на собрании новое (повторное) собрание будет правомочным независимо от числа участников, в большинстве товариществ, как и в прошлые годы, активность очень низкая. В итоге решения о тарифах, ремонтах, зарплатах и прочих расходах принимаются меньшинством членов товарищества.

От незнания того, что происходит в доме, возникают вопросы: куда расходуются средства товарищества, кто является членом правления, и вообще – чем они там занимаются? Именно поэтому в интересах правления проследить, чтобы протокол собраний был доступен всем членам товарищества и был оформлен корректно!

Igor Bogatõrjov
ABC Haldus OÜ
Kinnisvarahaldur
info@abchaldus.ee
www.abchaldus.ee







Kui soovite Meie Haldur ajakirjas oma
reklaami paigutada, lihtsalt täitke vorm
ära ning vajutage “saada” nupule. Aitäh!



fb facebook.com/meiehaldur

mail info at meiehaldur.ee

phone 666—41—21